Aufgenommen wurden Inszenierungen und Aufführungen dann, wenn ein zugehöriges Programmheft nachweisbar war und per Autopsie ausgewertet werden konnte. Dabei wurden die Schlüsselseiten kopiert und für Kontrollzwecke geordnet aufbewahrt. Auf der Ebene der Inszenierungen wurde erfasst, wer für Regie, Dramaturgie, Kostüme, Bühnenbild und Licht zuständig war. Falls eine musikalische Untermalung stattgefunden hat, sind auch die Komponisten angegeben worden.

Darüber hinaus wurden selbstverständlich die jeweiligen Rollen und die mit ihnen besetzten Schauspieler angegeben. Die Personen sind in eigenen Personennormsätzen erfasst worden, in denen neben der offiziellen Namensform auch Namensvarianten und – soweit ermittelbar – die Lebensdaten angegeben werden. Auch die Körperschaften sind in eigenen Normdatensätzen erfasst worden, die ebenfalls über Namensvarianten informieren und die typologische Zugehörigkeit angeben (Ensemble,  Theater, Festspiel, Archiv,  Bibliothek, Privatarchiv, Verlag, sonstige Körperschaft). Vorzugsbezeichnung für Körperschaften ist dabei aus Gründen der Komplexitätsreduktion die jeweils jüngste Namensform. Bei den Metadaten einer Inszenierung, die 1985 im damals so benannten "Ateliertheater" in Bern stattgefunden hat, wird daher die heute aktuelle Bezeichnung "Theater an der Effingerstraße" angegeben.

Um die volle Aussagekraft der Programmhefte für die Rezeptionsgeschichte und -ästhetik auszuschöpfen, wäre es sinnvoll gewesen, detailliert anzugeben, welche Textbeiträge welcher Autoren und welche Abbildungen und Fotographien jeweils enthalten sind. Die zur Verfügung stehenden Ressourcen haben dies jedoch nicht gestattet. Zum Inhalt der Programmhefte wird lediglich angegeben, ob der Werktext enthalten ist. Doch auch so bietet die Datenbank aufschlussreiche Daten. Immerhin wird es ja möglich aufgrund der Bestandsnachweise, interessierende Programmhefte ausfindig zu machen und zu nutzen.